Zwrot poniesionych kosztów może nastąpić jeżeli nieobecność dziecka na obiadach zostanie zgłoszona w danym dniu najpóźniej do godziny 7:50 do wychowawcy klasy. Wychowawca klasy przekazuje niezwłocznie informacje o nieobecności dziecka intendentowi Szkoły Podstawowej w Nowym Żmigrodzie (najpóźniej do godziny 8:15). W przypadku pozostałych szkół informację o odpisach rodzice zgłaszają na zasadach i w godzinach wyznaczonych przez Dyrektora danej szkoły, natomiast osoba wyznaczona przez Dyrektora szkoły przekazuje zebrane odpisy do intendenta Szkoły Podstawowej w Nowym Żmigrodzie (najpóźniej do godziny 8:15). Odpisu dokonujemy w przypadku choroby lub w przypadku zaplanowanej wizyty lekarskiej. W przypadku dłuższej nieobecności dziecka spowodowanej np. chorobą należy podać dokładną ilość dni odpisu.